Contentservのワークフローを活用

リードエンジニアブログ Contenserv入門編
第3話 Contentservのワークフローを活用

リードエンジニアブログ Contentserv入門編 では、これまでContentservにおけるデータモデル定義およびデータ格納時の具体的な設定イメージを紹介いたしました。今回は、「Contentserv」のワークフローなど運用機能を紹介することで、PIM導入後の運用イメージをつかんでいただきます。

怖くて公開できない・・・

PIMに格納されたデータは、販売促進用の情報として活用されるために存在します。利用ケースとしては、コーポレートサイトでの製品紹介であったり、ECサイトであったり、カタログデータとして利用される場合もあるでしょう。どのようなケースであったとしても企業から提供する商品情報としてデータの正確性が求められることになります。

以前、承認機能のないシステムでWEBサイトを運営されていたお客様が、「怖くて情報を公開できない」と仰っていたのですが、PIMのデータ登録担当様も1人ではその責任の重圧を受け止めきれず、誰かに確認・承認してもらうことでできるだけミスを少なくしたいかもしれませんね。企業としては、その正確性を担保するためになんらかの仕組みを用意する必要がありますが、Contentservでは承認ワークフローの機能が提供されています。

ワークフローを利用することで、商品情報が編集中なのか、承認済みなのかといった現在の状態を可視化することができ、かつ状態を変化させる際にメールを送信するといったことが設定のみで可能です。さらにデータの品質を維持していくための品質チェックルールを設定することで、必須項目にデータが入っていない場合には承認依頼できないように制御することも可能です。

PIMデータ登録担当者様の「正確なデータを公開する」という不安がこれで少しは和らぐと良いのですが。

日本語だけでよいですか？

グローバルで事業を展開されている企業は、商品情報を海外の拠点にも提供する必要が出てくるかと思います。その場合、商品情報の翻訳という作業はデータ管理における重要なタスクの一つとなります。Contentservでは、翻訳のタスクを管理する仕組みも用意されています。

翻訳は直接画面で入力するほか、エクセル等の外部ファイルで翻訳した内容をインポートしたり、外部の翻訳ソフトウェアのデータを取り込んだりすることが可能です。また翻訳タスクを管理できる言語の種類については、言語そのものを定義できるため制限はありません。

これ誰が変更したの!?

ここまで運用に必須と思われる基本的な機能をご紹介いたしました。ここからは、運用時にあると嬉しいちょっと便利な機能をご紹介したいと思います。管理する商品情報は正確性が求められると前述いたしましたが、そう言われると設定が正しく行われたのか気になってくると思います。Contentservでは履歴管理されているため、誰がどのような変更を行ったのか簡単に把握することが可能です。

また各履歴のバージョンでどの項目が変更されたかを比較して確認することも可能です。

これにより安心してデータの設定ができるのではないでしょうか。

最後に、履歴つながりで画像やPDFのメディアのダウンロード履歴を確認できる機能についてもご紹介します。企業様の中にはメディアの情報管理が厳しい、あるいはどのようなメディアが多く利用されているのか把握したいという方もいらっしゃるかと思います。そのような方のためにContentservでは「ダウンロードトラッカー」という機能があります。

この機能により、いつ誰がいつメディアをダウンロードしたか把握することができ、例えばダウンロードメディアのトップ5をダッシュボードに表示することも可能です。

今回は、Contentservの運用フェーズで便利な機能の一部を紹介させていただきました。PIM導入後の運用イメージが少しは湧いてきましたでしょうか？今回ご紹介した機能以外にも沢山の機能がContentservには用意されております。使わない機能が沢山ついていて余計な費用がかかるのではと心配された方、必要な機能のみを選択して購入することができますので、ご心配なく！

お読みいただきありがとうございました。さらに詳しい機能については、またの機会にご紹介したいと思います。