商品管理システムとは? メリットやPIMについても解説

「商品管理システム」は、企業の商品の調達から顧客への配送までを効率的に管理するための重要なツールです。本記事では、商品管理システムの主要な機能、導入メリット、課題を詳しく解説していきます。また、商品管理システムのもつ課題の解決策として、商品情報を一元的に管理することのできる「商品情報管理システム（PIM）」についてもご紹介します。

商品管理システムとは？4つの機能

商品管理システムとは、商品発注、入荷確認、出荷、在庫管理などの「モノ」の管理と、見積、売上、請求、入金、支払いなどの「カネ」の管理を統合し、可視化するシステムです。このシステムによって、企業は商品の調達から販売、配送に至るまでの広範な業務を一括して管理し、過剰在庫の防止や迅速な発注、効率的な配送を実現できます。
商品管理システムは、具体的に以下の4つの機能を備えています。

販売管理機能

商品管理システムの中核を担う「販売管理機能」は、見積、受注、売上、出荷、請求という商売の基本サイクルを管理します。
従来の販売管理の方法では、営業、製造、経理など多くの部門が関わるため、情報が散在しがちでした。販売管理システムは、これらの情報を一元管理し、部門間の連携を強化します。たとえば、これまで電話やファックスなどの手法で受けていた顧客からのオーダーについても、システムが自動で入力・確認の処理を行うことにより、出荷状況をリアルタイムで把握できるようになります。また、在庫管理システムとの連携により、在庫状況も自動で更新されるため、常に正確な情報を共有することが可能です。そのほかにも、顧客情報をデータ化することによって、リピーターへのアクセスなどにも効果を発揮します。

購買管理機能

「販売管理」が「売る」側面をカバーするのに対し、「仕入れ」の工程に関わるのが「購買管理機能」です。発注数や入荷状況、支払い状況などを確認する役割を担います。
仕入れは適正なコストで必要な量をタイムリーに行わなくてはいけませんが、システム化することで、前章の「販売管理」と連携した販売予測による発注や、仕入れ先との過去の交渉過程などのデータ化による選定の可視化、入荷までのスケジュール調整なども一元管理できるようになります。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の入荷、出荷、在庫管理から棚卸しまでをリアルタイムで管理するための機能です。複数店舗や多様な販売チャネルをもつのがデフォルトともなった現代では、リアルタイムでの在庫管理は必須ともいえますが、システムの導入によってその管理の精度を飛躍的に向上させることができます。
棚卸し機能では、データと現物の数が一致しているかどうかを確認できるため、在庫管理の精度が向上し、業務の効率化につながります。
また、在庫商品に2次元コードやバーコードなどを割り当てる機能も非常に有効です。作業者は専用端末で読み取るだけで良いため、出荷の際の人為的なエラーの低減につながるほか、不良品の追跡などもより簡単に行うことができます。

データ分析・報告機能

「データ分析・報告機能」は、これまでの在庫データを分析することで、在庫不足による機会損失や過剰在庫による無駄を防ぐ機能です。単に在庫の状況を確認するだけでなく、過去の受発注や販売傾向、季節のイベントや流行などのパラメータを加味して、戦略的な在庫管理から販促計画までをシステム化できます。
さらに顧客情報や商品の評判など、それぞれのカテゴリー別に収集されていたデータを一元管理し、必要な情報をすぐに取り出せることで、有効な打ち手を発案する手助けとなります。

商品管理システムを導入するメリット

システム化の大きなメリットは、人為的ミスの低減と業務の可視化です。これは工程削減とコスト減につながり、部門間の情報共有を促進し、作業効率を向上させます。

適切な商品管理ができる

取引先が少数で販売が実店舗のみなどの場合は、一般的な表計算ソフトでも商品管理は可能かもしれません。しかし、事業規模が拡大し管理する対象が多くなるにつれて、ヒューマンエラーによる入力ミスや情報伝達の遅れなどのリスクが高まっていきます。また、実店舗とECサイトで在庫情報を一元管理できていない場合、ECサイトで「売り切れ」と表示される一方で、実店舗では商品が余っている、といった機会損失が発生してしまう可能性があります。
こうしたリスクを最小限に抑え、正確かつ効率的な商品管理を実現するのが、システム化の最大のメリットです。
自動化によって、商品の入出庫や在庫レベルがリアルタイムで把握でき、過剰在庫や在庫不足を未然に防ぐことができます。また、商品の陳腐化を防ぎ、売れ筋商品を適切に管理することで、販売機会を最大化することが可能です。

業務効率化ができる

従来手作業で行っていた作業をシステム化することで、業務の効率化を実現します。これにより、人手不足を解消できるだけでなく、従業員が他の重要な業務に時間を費やせるため、生産性が向上します。
また、必要なデータを迅速に呼び出し、社内で共有することができるため、部署間の連携もスムーズになります。リアルタイムなデータに基づいたスピーディーな意思決定が可能となり、経営の効率化にもつながります。

データを活用できる

重要な情報は、誰でもアクセスできる形で蓄積されなければ、経営判断に活用できません。しかし、手作業でのデータ入力の場合、情報の抜け漏れなどのリスクを伴います。
システム化によって大量の商品情報が自動入力できることで、供給予測や販売チャネルごとの顧客ニーズを視覚化し、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になります。結果として、より効果的な販売促進や商品開発につなげることが期待できます。

業務の属人化を防止できる

属人化とは、特定の業務や情報が一部の個人に依存し、その人がいなければ業務が滞る状況を指します。商品管理システムは、この属人化を防止することが可能です。専用端末と商品に割り振られたバーコードを使って簡単に商品管理ができるため、特定の担当者に依存することなく、誰でも必要な情報にアクセスし、業務を遂行できるようになります。これにより、業務の透明性が向上し、急な人員変更や異動にも柔軟に対応できる組織体制が構築できます。

商品管理システムの課題

商品管理システムは業務効率化や在庫管理の精度向上に多くのメリットをもたらしますが、コストや複数チャネルへの対応などの面において課題を抱えています。導入の際はこれらの課題をふまえた上で検討することが必要です。

開発と管理にかかるコストや操作性

商品管理システムの導入には、開発や管理にかかるコストが大きな課題となります。特にオンプレミス型やオーダーメイドのソフトウェアの場合、初期開発費用が高額になることが多く、さらに導入時にはシステム設計や設定に多大な労力が必要です。また、システムを利用する全員がその操作に慣れているわけではないため、操作研修も必要となり、これが追加のコストとなります。特に操作性に難がある複雑なシステムを選んでしまうと、システムの利用そのものが労力を伴うものとなり、効率化を目指したはずが逆に運用コストが増大する可能性があります。
加えて、導入後の保守費用も無視できない要素であり、これらを含めた総合的なコスト管理が求められます。

複数のチャネルへの対応

近年のオムニチャネル戦略の普及により、企業はECサイトや実店舗など複数のチャネルで顧客との接点をもつことが一般的です。これに伴い、各チャネルのデータ収集や情報の一貫した反映・配信が大きな課題となっています。しかし、商品管理システムだけでは、チャネルごとのデータ形式の違いなどが要因で、すべてのチャネルに統一された商品情報を提供することが難しい場合があります。
さらに、新たな機能を追加する際や既存のシステムに他のチャネルを統合する際には、システムの柔軟性や互換性が問われます。特に、特定のベンダーに依存している場合、他のシステムとの連携が困難になることも考えられます。こうした課題に対応するには、システム選定時に各チャネルとの連携がスムーズに行えるかを確認し、運用戦略として包括的な管理体制を整えることが不可欠です。

分散したデータの収集と整合性の保持

ECサイト、実店舗、モバイルアプリなど、さまざまなチャネルから得られる情報は、それぞれ異なるフォーマットやタイミングで生成されるため、一元的に管理することが困難な場合があります。データの整合性が保たれないと、在庫管理や販売計画に影響を及ぼし、ひいては顧客満足度の低下につながる可能性があります。そのため、各チャネルからのデータを正確に収集し、一貫したフォーマットで統合する仕組みが必要です。
また、データのリアルタイム更新や同期を確実に行うためのシステム設計も重要であり、これらの要素を統合的に管理することが求められます。

依存性が高まるリスク

商品管理システムに対する依存度が高まると、予期せぬトラブルが発生した際に迅速な対処が難しくなるリスクがあります。たとえば、システム障害が発生した場合、すべての業務が停止し、在庫管理や商品情報の更新ができなくなる可能性があります。また、システムのアップデートやメンテナンス時に、予期せぬエラーが発生すると、データの消失や誤作動が起こり得るため、業務に大きな影響を与えることも懸念されます。

商品情報管理システム（PIM）による解決策

従来の「商品管理システム」では、前述した課題のうち特に「複数チャネルへの対応」と「整合性の保持」については、どうしてもカバーできない側面がありました。そこで登場したのが「商品情報管理システム（PIM）」です。
PIMとは、商品のスペックや写真などの情報を一元的に管理するシステムです。このシステムが生まれた背景には、ECサイトの隆盛により販売チャネルが一気に拡大したことが挙げられます。
PIMの主なメリットには、データの一元管理、マルチチャネル対応、スピーディーな市場投入などが挙げられます。商品情報の更新をPIM上で一括して行えるため、各チャネルへの情報反映漏れや転記ミスなどの誤りを防ぎます。これにより、新商品やプロモーションの市場投入が迅速に行え、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
また、いわゆる越境ECに対応しているPIMもあります。他国の言語による商品の説明の翻訳、通貨単位や度量衡の変換を自動化することで、これまで更新作業にかかっていた手間は大幅に低減します。
以上のように、PIMの導入は商品管理システムに関する課題を解決し、結果として業務の効率化と競争力の向上につながるのです。

PIMについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
関連記事：PIM（商品情報管理）とは？

まとめ

「モノ」と「カネ」を動かす商行為において、商品管理は欠かせない作業であり、そのシステム化は時代の流れとともに必須のものとなりつつあります。そこにECの急激な普及が重なり、複数チャネルへの対応が必要になった結果、商品情報を一括で管理するPIMの導入が進められるようになりました。商品をプロデュースする手段が多岐にわたる現代にあって、その工程の省力化と正確性の担保は喫緊の課題です。スピーディーさと多チャネルの両立は競争力の維持に避けて通れないものであり、PIMはこの課題を解決する手段のひとつとして注目されています。
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