データ管理とは? メリット・方法・システムの選び方を分かりやすく解説

現代のビジネスにおいてデータ管理は競争力の向上に欠かせないプロセスです。本記事では、データ管理の概要と方法、データを管理するメリットについて詳しく解説します。商品情報の管理に特化し、マニュアルや商品画像も含めたすべてのデータを一元管理するPIMについても紹介します。ぜひ業務効率化のヒントとしてご活用ください。

データ管理とは

データ管理とは、収集したデータを適切に管理し効果的に活用する一連の業務のことです。管理の手順として、まずデータの取り扱いに関するポリシーを定め、ポリシーに基づいてデータを活用していきます。取り扱うデータの種類には、顧客データ、商品情報、財務情報などがありますが、それぞれの情報のタイプや収集・運用の流れに合った管理方法を選ぶことが重要です。適切なデータ管理は、企業の競争力を高め、経営判断の質を向上させるために不可欠な要素です。

データ管理が企業で重要とされている背景

現代の企業経営において、データは非常に重要な資源です。意思決定の精度を高めるためには、客観的なエビデンスに基づいた分析と判断が必要であり、その基盤となる適切なデータ管理が不可欠です。たとえば、顧客情報や取引履歴などのデータは、将来の戦略策定において重要な役割を果たします。収集・蓄積され続けるデータを効果的に管理し、企業内で共有・活用できるかどうかが、これからの企業経営において最も重要な課題のひとつとなります。データに素早くアクセスして必要なデータを取り出せることにも大きな意味があり、データの効果的な連携と活用ができれば、生産性の向上やコスト削減、業務の効率化が期待でき、企業全体のパフォーマンス向上につながります。

企業がデータ管理に取り組むメリット

適切なデータ管理は、多くの利点をもたらします。企業がデータ管理に取り組む具体的なメリットについて解説します。

一元管理で業務効率化につながる

データを一元管理することで、業務の効率化が図れます。
データが部署ごとに分散して保管されていたり、プロジェクト単位でまとめられていたり、書面や写真など異なる形態で保存されていると、必要なデータを見つけて活用するのに手間がかかります。しかし、すべてのデータが一元管理されていれば、検索や共有がしやすく業務が効率化されます。また、各部署のデータを統合し共有することで、新たな気づきや発見につながる可能性も生まれます。

データを可視化することで経営判断に役立つ

データを可視化して分析することで、経営に必要な情報が分かりやすくなり、意思決定や経営判断がスムーズになります。グラフ化されたデータは直感的に理解しやすく、情報共有やコミュニケーションも活性化されます。これにより、迅速で的確な判断が可能となり、感覚や主観に頼るリスクを減らすことが期待できます。

セキュリティが強化できる

適切なデータ管理の実施は、セキュリティ対策の強化にもなります。企業が扱うデータには取り扱いに注意を要する個人情報や機密情報も大量に含まれており、セキュリティ対策は必須です。データが分散していると、セキュリティ対策が難しくなりますが、適切にデータを管理することで不正アクセスを遮断し、アクセスログを収集しアクセス制限を行うなどセキュリティを強化することができます。
破損や逸失などの対策として、定期的なバックアップを行うことで、適切に保守作業を行うことも可能になります。

データ管理に取り組むときの考え方

データ管理に取り組む際には、企業全体で取り組むことが重要です。取り組みの具体的な方法について解説していきます。

経営者層を含め企業全体で取り組む

データ管理はシステム部などの専門部署だけに任せておくのではなく、企業全体で取り組むべき課題です。データ管理の重要性を全従業員に理解させ、プロジェクト全体を円滑に進めることが大切であり、経営者層を含めた全社的な取り組みが求められます。
企業内の意識を高めるには、データ管理の目的やデータの活用方法を明確にして、具体的なイメージを描くことが大切です。たとえば、商品のマスターデータを扱う場合、そのデータを何に使うのか、データ一覧が必要なのか、ECサイトや店舗システムと連携させるのか、といった目的を明確にすることで、データベースの構築方法や必要なデータ管理ソリューションが絞り込め、比較検討がしやすくなります。加えて、目的達成に必要なリソースや、ステークホルダーの優先順位などを明確にし、関係する担当者と十分に意思疎通を図っておくことが大切です。目的を常に意識しながらデータ管理に取り組むことが、成功の鍵です。

データの一貫性と品質を保持する

データ管理に取り組む際、データの品質と一貫性を担保できるかどうかは、企業の信頼性や業務効率に直結します。まずはデータの重要度を定義し、分別しておく必要があります。
定期的なデータの検証やクリーニングを行い、古くなったデータを適切に廃棄することも重要です。不要なデータを過剰に持ち続けることがないよう、データが生成されてから最終的に削除されるまでの一連の流れを明確にし、データに「ライフサイクル」を設定し保存期間をはっきりさせておくと、より効率的なデータ管理が行えます。
このように、データの正確さを常に保てるように入力段階から管理まで適切に扱うプロセスを確立し、品質管理に取り組むことが必要です。誤った情報によって不適切な意思決定がもたらされることを防ぎ、業務の効率化を図ることができます。

データ管理における課題

データ管理には多くの課題も存在します。主要な課題について詳しく解説していきます。

膨大なデータが散在している

企業が扱うデータは時間の経過とともに蓄積し、増大していきます。データが多くなればなるほど、データの場所は分かりづらくなり、特に紙の書類やExcelファイルでの管理が混在している場合は一層です。紙での管理やExcel管理は多重入力や重複管理も起こりやすく、業務効率の低下を招くことがあります。
また、オムニチャネル戦略が一般化している現在では、各チャネルに分散するデータの整合性を保ちながら管理することは難しくなります。たとえば、商品情報の管理において、店舗、オンラインショップ、倉庫間の在庫管理が適切に行えず、過剰在庫や欠品を招く可能性があります。
さらに、適切にデータが管理されていても、検索性が悪く必要なデータを取り出せないと、結果として業務運営が非効率になる可能性があります。

開発・管理コストがかかる

オンプレミス型でデータ管理ツールを開発する場合、費用がかさむことがあります。また、データが追加される度にデータ連係が必要になり、コスト増加の要因となります。データベースや管理システムの更新にも相応の時間と費用がかかり、データ管理を担当する人的リソースの確保や人材の教育コスト、データを保管するサーバーなどの保守費用も無視できないコスト要因です。

データ管理システムとは

データ管理のプロセスは複雑で多岐にわたり、さまざまな課題が伴うため、データ管理システムの導入がおすすめです。
データ管理システムとは、企業が扱う膨大なデータを効率的かつ一貫性を持って管理するためのツールやソフトウェアの総称です。このシステムを導入することで、データの収集、整理、保存、分析、活用といった一連のプロセスを自動化でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。たとえば、商品情報や顧客情報などの最新データを一元的に管理し、リアルタイムでの更新や共有が可能になります。複数の部署やチャネルでデータが分散して管理される状況でも、一元管理されているのでデータの整合性が保たれ、情報の重複や矛盾を防げます。アクセス権限の設定や監査機能を通じて、セキュリティ対策も実行しやすくなり、業務効率化につながります。

データ管理システムの選び方

データ管理システムを選ぶ際には、企業の成長や将来的なニーズに対応できるものを選ぶことが重要です。具体的な選び方のポイントを紹介します。

システム拡張や連携が容易なものを選ぶ

事業の拡大や新たなチャネルの追加を見据え、システムの拡張や他システムとの連携が容易なものを選ぶことが必要です。企業が成長するにつれ、連携が必要なデータは増加し、システムの拡張や新しいツールとの統合が求められることが多くなります。柔軟に拡張できるシステムや、他のシステムと簡単に連携できるシステムがおすすめです。

自社のニーズに合ったシステムを検討する

自社の具体的なニーズを明確にし、目的に応じたデータ管理を行えるシステムを選ぶことが必要です。
汎用性の高いシステムは、多様な業務に利用しやすいのが特徴です。たとえば、顧客管理・タスク管理・勤怠管理など、業種や部門をまたいで幅広く活用したいデータの運用にはフィットしやすいといえます。足りない機能についても、必要に応じて拡張機能でカバーできる場合もあります。
一方、専門性の高いシステムは、特定の業務やニーズに特化して設計されています。販売やマーケティングを主に行う企業が海外展開を視野に入れるなら、複数の言語や通貨に対応できるシステムが必要です。商品情報の管理においては、商品情報を一元管理し、各チャネルへ迅速に情報を配信し更新することを意識して設計されているPIM（Product Information Management）が有力な選択肢となります。

PIMとは？オムニチャネル戦略を支える重要なシステム

PIMとは、商品情報を一元管理するシステムです。PIMは従来、小売業やB2Cブランド向けとされていましたが、現在では製造業など、幅広い業種で使われています。
現代のビジネス環境では、顧客がWebサイトや紙カタログなどさまざまなチャネルを通じて製品やサービスにアクセスすることが一般的となっています。PIMの導入で、複数のチャネルに対して正確かつ一貫した商品情報を素早く提供することが可能となります。顧客体験の向上には、顧客が求める情報や商品を正確かつ迅速に提供できることが求められますが、そのためにPIMの機能を生かした商品情報管理は大いに役立ちます。

商品データ管理なら商品情報管理（PIM）ソリューション

エクサの商品情報管理（PIM）ソリューションは、企業が保持している製品関連のマスタ情報と販売・プロモーションに必要な情報を一元的に管理し、カタログやWebサイト、各種アプリとのシームレスな連携を実現します。
分散している各種マスタ情報を集約し、ひとつのシステムで管理することもできます。ブランドごとに別々のERPシステムが導入されている場合でも、それぞれのERPの情報をPIMで統合管理し、商品スペックや価格、商品マニュアル、商品画像などのデータを体系的に管理することが可能です。多言語・多通貨にも対応しており、各国の市場にあわせて商品情報を配信可能で、海外拠点を含む運用にも対応できます。

参照：商品情報管理ソリューション│エクサ

まとめ

企業が収集したデータの管理を適切に行うことができれば、業務の効率化も達成され、正しい意思決定や迅速な経営判断を行うための重要な基盤となります。企業内に散在するデータの統合管理、蓄積するデータの処理、管理コストの課題もあり、データの一貫性と品質を保ちながら効率的に管理を行うならツールの導入がおすすめです。特に商品情報の管理では、専門性の高いPIMの導入が効果的です。PIM導入を検討する際は、ぜひエクサにご相談ください。