第1回_サプライヤーとの連携をスムーズに！BS Onboarding Portal機能の紹介

リードエンジニアブログ Contentserv入門編では、PIM（Product Information Management：商品情報管理）としての基本的な機能を主に紹介してきました。Contentservには商品情報管理業務を行う上で必要な機能をアドオン形式で提供する、BusinessSolutions(以降、BS)と呼ばれているオプション機能群が用意されています。BSはContentservの中でも現在力を入れている部分でもあり、様々なモジュールが開発され、Contentservの魅力を向上させてくれます。今回はBSの中から社外ユーザー(この記事では「サプライヤー」を例にとります)が利用できるデータ登録、コミュニケーション機能が備わった「BS Onboarding Portal」という機能についてご紹介します。

BS Onboarding Portalとは

「BS Onboarding Portal」はサプライヤー(仕入れ先)と自社をつなぐポータル機能になります。

図1 「BS Onboarding Portal」イメージ

例えば、OEMとして自社ブランドの商品を他のメーカーに生産委託している場合や、複数のメーカーの商品を取り扱っている代理店などでは、複数のサプライヤー商品の情報をPIMに登録する必要があります。そのため、サプライヤーにPIM画面・機能を使って登録・メンテナンスしていただくことで業務の効率化を図ることができますが、すべてのサプライヤーにPIMの複雑な機能を提供するのは、トレーニングなどの観点からも難易度は高いものとなります。
そこでサプライヤー向けに登録・メンテナンス作業が行える専用のポータルとして作られたのが「BS Onboarding Portal」です。「BS Onboarding Portal」では商品情報を含んだエクセルデータのアップロードや入力チェックに加え、メッセージ管理やタスク管理などのコミュニケーション機能も備えており、サプライヤーはPIM担当者からのサポートを受けながら作業を進めることができます。この機能を利用することでPIM有識者でないサプライヤーも、PIMを簡単にご利用いただくことが可能になります。

「BS Onboarding Portal」は費用面にも大きなメリットがあります。Contentservのライセンス費用はユーザー数の増加に伴いアップする形態ですが、「BS Onboarding Portal」専用のユーザーは機能的に制限があることから、ライセンス費用がその分安価に設定されています。多くのサプライヤーに商品情報を登録してもらうようなユースケースにおいては、費用面でのメリットも見逃すことができません。

BS Onboarding Portalを利用したPIMデータ登録作業の流れ

サプライヤーが実際のデータを作成して登録するまでの一連の流れを以下に示します。データの品質や保全性確保のため、Contentservに正規の商品情報として登録する際には、PIM担当者が内容をチェックし、反映するフローになっています。

図2 データ登録の流れ

①フォーマットダウンロード

サプライヤーはまず「BS Onboarding Portal」にアクセスし、「カタログ」(データアップロードの単位)を作成します。「カタログ」を作成したら、メニューからデータ投入フォーマットのエクセルファイルをダウンロードします。

図3 フォーマットダウンロード

ダウンロードしたエクセルに今回PIM登録を行う商品データを入力していきます。

図4 エクセルデータ入力

②データアップロード + 入力チェック

サプライヤーは作成したエクセルファイルを「カタログ」上にアップロードし、入力に誤りがないかをチェックすることができます。

図5 入力確認・編集画面

入力チェックの内容は事前にContentservに定義しておきます。これはサプライヤーの担当者ごとの入力上の癖や文化によるデータ品質のバラつきを防ぐためにも重要です。必須チェックや数値の範囲チェック、正規表現チェックなど項目ごとにルールを設定することができます。チェックエラーとなった場合、サプライヤーは問題個所を確認し、画面上でデータを修正することが可能です。

図6 入力確認画面

③～④投入依頼

データチェックに問題がなければサプライヤーはPIM担当者へ投入依頼を出します。メッセージ機能からeメールを送るような感覚で依頼することができます。

図7 PIM担当者へ依頼

⑤データ投入、⑥投入確認

メッセージ通知を受けたPIM担当者は中身を確認し、サプライヤーが作成した「カタログ」データをContentservに投入して確認します。

図8 データ登録画面(PIM管理画面)

⑦～⑧投入確認

PIM担当者はサプライヤーに投入結果を伝えます。データ投入に問題があった場合はメッセージ機能から修正依頼を出すことも可能です。

図9 サプライヤーへの連絡

以上が「BS Onboarding Portal」を利用したデータ登録作業の流れになります。

サプライヤーはシンプルな画面と操作でデータを登録することができ、PIM担当者にとってはサプライヤーから提供された信頼できるデータを元にContentservに商品情報を登録できるため、高いデータ精度で効率的に取り込むことが可能です。

BS Onboarding Portalを利用したサプライヤーごとの商品メンテナンス機能

商品情報は継続的にメンテナンスし、常に最新で正確な状態を保つ必要があります。原材料などの製造に関わる情報はサプライヤーが、プロモーションのためのアピールポイントはPIM担当者が、というように、同じ商品の情報であっても項目によって入力の担当が異なることが想定されます。その際にあらかじめ割り当てた商品、編集許可している項目に対してサプライヤーが直接データを修正することもできます。

図10 サプライヤーごとの商品メンテナンスイメージ

PIM担当者がPIM管理画面で各商品にサプライヤーを割り当てます(一括割り当て、自動割り当ても可能です)。

図11 商品の割り当て

サプライヤーは割り当てられた商品と編集可能な項目のみを「BS Onboarding Portal」で編集することができます

図12 商品メンテナンス画面

またサプライヤーには表示させたくない項目(PIM担当者管理項目など)の制御をすることも可能です。

まとめ

今回は「BS Onboarding Portal」の機能について紹介させていただきました。サプライヤーと自社(メーカー様や代理店様)のデジタルエンゲージメントを築くことは、現在多くの企業が取り組むDX推進において非常に重要なテーマになっています。ご紹介した機能は当ブログの執筆時点では、公開から間もない機能となっており、今後さらに充実化されることも予想されます。最新の情報についてはお気軽にお問い合わせいただければと思います。
PIM構築についてご検討される場合は、ぜひエクサまでお声がけください。

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