販社・代理店向けポータルの目的とは？構築・運用のポイント

業績を上げるには販社・代理店を正しく管理する必要がある

自社の業績をアップさせるには、販社・代理店の管理業務が重要です。販社・代理店は基本的には外部組織となるため、自分たちだけで営業を行っています。そのため、全ての動向を把握するのは難しくなってしまいます。

販社・代理店からの報告書やレポートなどを受け取ることで、それぞれの販社・代理店の動きを把握できますが、管理システムの活用によって状況を把握しやすくなるだけでなく、支援や今後の対応の必要性も検討しやすくなります。特に売上げが伸び悩んでいる販社・代理店に関しては、どのような理由で売上げが伸びないのか、どのようなサポートが必要なのかが見極められます。

販社・代理店の動向を管理することで、販社・代理店の強みや苦手部分、今後努力が必要な部分が見極めやすくなり、新たな販社・代理店との契約の精度を高めていけるでしょう。また、販社・代理店を管理することで営業動向が見えてくるだけでなく、この情報を基にしながら最適な予算も立てられます。これら各販社・代理店の情報を可視化しつつ、次に活かすためには販社・代理店管理を横並びで行いながら、分析していく必要があるでしょう。

販社・代理店の数は業績に直結しない

販社・代理店は数が多ければ業績も上がっていくと思われがちですが、数がそのまま業績に関係してくるわけではありません。販社・代理店といっても特色は様々であり、業績の良い販社・代理店と、そうでないところがでてきます。

新たに販社・代理店を増やしたとしても、売れていない店舗が増えてしまっては管理コストの負担が増えるだけです。また、計画なく販社・代理店を増やしてしまった結果、販社・代理店同士のトラブルを招く可能性もあります。

営業網を増やしながら張り巡らせていくためには販社・代理店が必要ですが、単純に数を増やしたとしても、業績にはつながりにくいでしょう。

販社・代理店管理にはシステムの構築なども有効

企業側が、販社・代理店の営業動向を把握するのはとても重要です。販社・代理店が業務をどこまで行ってくれるかによって、果たすべき作業が変わるだけでなく、管理に必要な情報も異なってきます。

基本的に販社・代理店は外部の組織であり、直接の指示や命令で動かすことは困難です。またビジネス面でのパートナーであり、決して下部組織ではありません。

販社・代理店に対して一方的な指示や命令は通用しないばかりか、信頼関係を損なってしまう危険性も高まります。お互いに良い関係を保持するためには、必要な決め事はある程度強制力を持ちながら依頼するものの、販社・代理店が必要とする情報やサポートを提供することで良好な関係を保ち、さらには売上が拡大できるようサポートする必要があります。

そのためには、役に立つ販社・代理店向けポータルの構築がポイントになってきます。これによって、販社・代理店との相互理解も高まり、良い関係性を築きやすくなるでしょう。

販社・代理店向けポータルサイトとは

販社・代理店管理に欠かせないのが、販社・代理店向けポータルサイトです。ポータルサイトとは、一般的にコンテンツの玄関のような存在であり、インターネットを使用して情報を知る際に表示されるWebサイトを表します。

一般的にポータルサイトと言えば、「Google」や「Yahoo! JAPAN」、「Bing」と言った検索型のポータルサイトをイメージする方も多いのではないでしょうか。検索機能も充実し各種ポートレットなどで必要な情報に素早くたどり着くことができ、最もポピュラーで利用者が多いポータルサイトと言えます。つまり知らず知らずにポータル型のサイトを多くの方が利用していいます。そのため、販社・代理店向けポータルサイトをうまく活用すると、様々なメリットが得られます。

ここでは、販社・代理店向けポータルサイトの構築やメリットについて解説していきます。

販社・代理店向けポータルサイトは構築後がポイント

販社・代理店向けポータルサイトは、便利だからといってスタートさせればOKというわけではなく、構築後がポイントとなってきます。年間で数百ものポータルサイトが構築されていますが、中には閉鎖してしまったポータルサイトも数多くあります。

閉鎖を選んだ理由としては、単純に運用コストの回収ができなくなったからという事情がほとんどですが、せっかくスタートさせたポータルサイトをすぐ閉鎖してしまうのはとてももったいないことです。ポータルサイトで失敗しないためには、構築前から運用計画を立てるのはもちろん、構築後のコストやスケジュールなども把握しておくことが重要です。

販社・代理店向けポータルサイトを利用する目的

販社・代理店向けポータルサイトを利用する目的やメリットとしては、このポータルサイトの利用でスムーズな営業活動が可能になることが挙げられます。

販社・代理店側は、営業活動において多くの情報が必要です。しかし、情報そのものが整理されていない場合、使いやすさや見やすさ、分かりやすさなどによる効率化を図るのが難しくなります。

しかし、ポータルサイト活用によって必要な情報をまとめてスムーズに提案することができるだけでなく、これまでの関連データから傾向を読むことも可能になります。さらに営業活動での情報を共有でき、見込み客など全てのリスト管理を簡略化していくことで、営業の進捗状況などで新たなレポートが不要となるなど、作業効率のアップも期待できます。

自社側でも、販社・代理店の情報が簡単に確認できれば、販社・代理店自体の動きや傾向を知ることができ、支援ニーズも満たせます。企業認知の拡大やサービス利用者の増加などのきっかけにもなる上に、利用者側も知りたい情報を得られることで、信頼感を持つことができます。

販社・代理店向けポータルサイトの課題

販社・代理店向けポータルサイトはメリットもありますが、まだまだ課題として意識していかなければならないこともあります。よく聞かれる課題としては、求めている情報が足りない、見つからない、また最新ではないなどの問題が生じる、などです。

情報不足による課題は運用が効率よくされていない、また探しにくさや見にくさなどが考えられます。また、ITリテラシーの低さなどから定着しにくいということもあり、販社・代理店向けポータルサイトを活用していくためには、定期的な意見交換や勉強会などの開催により、知識や経験として学んでいく必要があるでしょう。

販社・代理店向けポータルサイト構築の流れ

誰もが活用しやすい販社・代理店向けポータルサイトを構築するための流れを解説していきます。

計画・設計

現状の問題点や改善点、課題をまとめた上で、計画書を作成します。要件定義書の作成やシステム設計書、外部システムとの連携なども検討します。

システム開発

デザイン作成では、作成したものを基にして社内システムの構築を行います。会社の一員であることを感じながら、積極的なコミュニケーションが図れるようなシステムを開発します。

テスト・運用

テスト計画書に基づいた動作テストの実施、負荷テストやセキュリティ面のチェックを行い、問題なく運用できるかを確認します。

販社・代理店向けポータルサイト運用のポイント

販社・代理店向けポータルサイトを運用していくには、ポータルサイトの活用によってメリットになるような運用が必要です。ここでは運用のポイントに注目していきます。

タイムリーに情報更新できるシステムづくり

販社・代理店にとって鮮度が高く、有益な情報を常に提供できるように、情報更新がタイムリーなシステムの構築が重要です。ここで、新鮮な情報を常に届けることができると、業務効率や顧客満足度も高まります。

また、場合によっては販社・代理店側が主導し、コンテンツの更新や情報発信ができるようなシステムづくりも運用の大きなポイントとなるでしょう。

営業業務のプロセスを浸透させる役割も持たせる

これまで、販社・代理店や営業担当者によってスキルの差があったとしても、それに気が付かないだけでなく、気付いたとしても個別の対応が難しい部分もありました。しかし、販社・代理店向けポータルサイトの運用によって、スキルや役職などに応じた業務プロセスの構築や学びが可能となります。画一的な情報提供だけでは業績をプラスにするのは難しいのですが、スキルを底上げできるシステムを取り入れることで効率的な運用が可能です。

コミュニケーションの場を用意することも検討する

販社・代理店向けポータルサイトの運用だけでは、コミュニケーションが取りにくい場面もありますが、ポータルサイトにSNS（掲示板）を設置することで、社員と代理店の接点となります。これをきっかけにコミュニケーションが生まれ、業務の効率アップにつながることが期待できるでしょう。

まとめ

企業が自社の業績を上げるためには、販社・代理店向けポータルサイトの運用が有効です。メリットも多く、これまで課題となっていた部分も解消できますが、どのような方法で選ぶべきか迷うこともあるでしょう。