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営業支援システムとは?BtoBビジネスにおける導入の必要性や目的・注意点

2021.06.30  株式会社エクサ

営業の仕事は顧客先との商談がメインですが、それ以外にも様々な作業を行う必要があります。特に事務作業や資料作成などに時間を取られてしまう方も多いでしょう。本記事ではBtoBビジネスの営業に注目し、営業支援の在り方、営業支援システムの導入について詳しく解説します。

BtoBビジネスにおける「営業支援」の目的

BtoBビジネスの中で、営業は大切な顧客を手に入れるための重要な仕事です。しかし、顧客先との商談以外に事務作業や資料作成といった作業もあり、仕事の時間をそちらに大きく取られてしまう場合もあります。そこで役立つのが、「営業支援」です。まずはBtoBビジネスにおいて、営業支援にはどのような目的があるのかを紹介していきます。

コアタイムを拡大させる

営業支援の目的の1つにコアタイムを拡大させることが挙げられます。コアタイムとは、営業担当者が顧客へ直接打ち合わせや商談を行い、自社商品・サービスをアプローチできる時間です。

このコアタイムが拡大することで、より多くの見込み客から悩みや問題点を聞いたり、新規顧客に向けてクロージングを行ったりもできます。また、既存顧客に対してもルート営業で回れる時間が生み出せますし、アップセルやクロスセルで単価を向上させられます。

営業担当者にとってはノンコアタイムも重要な時間ですが、顧客へアプローチできる時間が減って機会損失を招いてしまえば、直接的に売上が上がらない要因となってしまうでしょう。営業支援はコアタイムを拡大させるために必要なサポートです。

営業効率を向上させる

営業支援を取り入れると効率化し無駄な作業も防げるようになります。例えば、顧客情報を管理する中で、商品・サービスの購入につながる可能性が高い顧客に絞ってアプローチをかければ、無駄な訪問をなくせて成約率も上がります。他にも、明確な目的がない定例会議・報告会議は、営業支援を導入することで社員同士の情報共有がしやすくなり、会議を簡潔化できるでしょう。

本来、営業担当者が行わなくてはならなかった事務作業も、営業支援システムに任せられます。案件ごとに進捗状況を事細かに管理できるようになれば、営業先から会社へ戻らずにそのまま直帰しやすくもなります。これにより残業が少なくなって、会社にとっても収益性の向上につながるでしょう。

企業の収益を伸ばす

営業支援によってコアタイムが拡大し、営業効率も向上すれば、最終的には企業の収益向上も実現可能です。さらに、営業支援システムを活用することで営業プロセスの詳細が明確化されます。すると、プロセスの中からボトルネック(目的を達成する際の課題・問題点となる部分)を発見しやすくなり、対策に取り組むことでさらなる収益効果も期待できるでしょう。

営業支援システムを導入するには?

BtoBビジネスで役立つ営業支援システムを導入すれば企業の収益向上も目指せます。続いて、営業支援システムを導入して成功させるためのポイントを紹介します。

営業プロセスを可視化させる

まず、営業支援システムを導入して成功させるためには、プロセスを可視化させて、コア業務とノンコア業務を明確にする必要があります。営業プロセスの中には、ボトルネックが潜んでいる可能性が高くなります。無駄なことを1つでも減らせば、仕事を効率的に進められるでしょう。

例えば、見込み客へアポを取る際に、顧客リストをすべて営業担当者個人が作成している場合、社内で共有できる顧客リストを営業支援システムから作り出すだけで、アプローチの無駄が減ります。また、商品・サービスを提案するための資料作りに時間が掛かっている場合、複数の資料をデジタル化・共有するだけで、手間取らないといったメリットが生まれるだけでなく、情報を統一化させられます。このように、営業支援システムを導入したら、まずはプロセスを可視化させ、課題を見つけることが重要なポイントとなります。

課題への対応策を検討する

プロセスの中に課題を発見したら、その課題を解決するためにどう取り組んでいくか、対応策を検討することが大切です。対応策を検討する際には、「なくす」「減らす」「変える」の流れで対応できるかを考えてみてください。

無駄なプロセスが発見された場合、一気になくすのも1つの手です。無駄だった作業が減るので、大きな効果が期待できます。ただし、なくしたことで別の問題点が浮上する可能性もあるので注意しましょう。

業務時間の中でノンコア業務に割く時間が多ければ、それを減らすのもおすすめです。日報へ入力する項目が多く、そのせいで残業時間が延びている場合、営業担当者にとっても企業側にとっても悪影響となります。

課題となる部分をなくしたり、減らしたりできないのであれば、「変える」ということで改善する可能性もあります。業務内容を変えなくても、担当者を変えるだけで解決するかもしれません。

実際に課題を解決するためには、まず周囲からの理解を得ることが大切です。また、きちんと改善されたのかを確認できるまでに、ある程度の時間が掛かってしまうことも理解しておきましょう。

BtoBビジネスにおける営業支援システムを導入する際の注意点

BtoBビジネスで営業プロセスが明確化されて課題が発見できれば、そこから無駄を一気に解消できます。ただし、営業支援システムを導入する際には、いくつか注意点も押さえておく必要があります。

プロセスも管理できる営業マネージャが重要

営業支援システムを導入する場合、プロセスも管理できる「営業マネージャ」の存在が必要不可欠です。営業マネージャがいる企業でも、きちんとその役割が機能していなければ、より効果的なシステム活用にはなりません。営業支援システムを導入する際には、改めて営業マネージャの業務内容も適切かを見直した方が良いでしょう。

また、営業マネージャは結果を管理する機能だけに注視しがちです。システムを導入したらプロセスを明確化させ、ボトルネックが発生している箇所を探したり、一人ひとりのプロセスを管理したりすることもマネージャの大切な役割となります。その点に気を付けて、営業マネージャの業務内容の見直しを図りましょう。

費用対効果の高い営業支援システムを選ぶ

現在、多種多様な営業支援システムが提供されています。営業支援システムを選ぶ時は、まず費用対効果に注目してみてください。

システムを導入したからといって、必ず大きな利益向上につながるわけではありません。いくら機能性が高く営業効率が向上したとしても、ツールに掛かる費用が高額であれば、せっかくの利益も相殺されてしまいます。特に、社内で一気にシステムを導入したことで、初期投資が膨らんでしまうケースは少なくありません。

まずは非効率な現状の管理方法と比較してみて、本当に効率性・収益性が向上するのかを確認してみましょう。さらに、その他にも検討している複数のシステムと機能や費用面などで比較し、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

ただ導入するだけでは意味がない

営業支援システムを導入することで営業効率は向上されますが、ただ導入するだけでは意味がありません。導入後にKPI(目標の達成度を測るための指標)を測定・検証し、改善すべき点を見つけて直していくことで、本当の利益をもたらしてくれます。

また、KPIの測定・検証を1回で終わらせてしまうと、結局、他の課題が解決していないままの可能性が高く、悪い結果につながってしまう恐れがあります。営業支援システムを導入したら、PDCAサイクルを回し続け、常に課題の発見から改善を繰り返していくことが大切です。

まとめ

BtoBビジネスにおいて、営業支援システムの導入は、営業担当者が顧客とのコアタイムを拡大させることにつながります。最終的には企業の収益向上も期待できるため、自社に合った営業支援システムの導入をぜひ検討してみてください。

BtoBビジネスのデジタルビジネス化をサポートするエクサでは、「Smartエンゲージメントプラットフォーム」を提供しています。企業活動のD X化が進むにつれ、営業活動もオンライン化やデジタル化の波が押し寄せています。そこで、今後望まれる営業支援システムについて、構想の策定からツールの選定、システムの導入や環境構築、運用支援まで幅広くBtoB企業様のデジタルビジネスをご支援しています。

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