営業支援ツールに求められる機能と選び方

営業支援ツール（SFA）と呼ばれる製品は多数あり、機能や特徴も異なります。そのため、自社にとってどのような機能を持った営業支援ツールを選ぶべきなのか？そして、実際にはどのようなメリットを生み出してくれるものなのか？気になるところかと思います。今回は営業支援ツールの注目すべき機能と選び方について紹介します。

営業支援ツールを導入するメリット

営業支援ツールを導入すると、営業活動の中で様々なメリットが得られます。まずは代表的なメリットを挙げて解説していきます。

生産性の向上

営業支援ツールの導入における一番のメリットは、営業活動全体に共通ルールが適用されることです。そのことにより一部の営業業務は効率化され生産性の向上が期待できます。

営業担当者業務は新規顧客に新しい商品・サービスを提案したり、既存顧客に向けて問い合わせに対応したり、アップセル・クロスセルのための提案書を作成したりするなど、収益に直結する活動がメインとなります。

しかしながら実際の業務には、この他にも売上予測の集計や顧客名簿の中から情報を探したり、過去の商談内容についてメモを遡ったり、顧客からもらった名刺を管理ソフトに入力して名簿を作成するなど、様々な周辺業務が存在します。残念ながらこれらの業務は確かに重要ですが、直接的な売上にはつながりません。

営業支援ツールを導入すれば、このような直接的な売上につながらない業務を効率化できます。さらに、これまで行っていた業務の手間が減れば単純に残業時間を削減でき、営業担当者のモチベーション向上や残業代削減による企業側コストも減らせるでしょう。

新規顧客の開拓

営業支援ツールは業務効率化以外に、新規顧客の開拓にも役立ちます。新規開拓を行う際は、複数のチームメンバーや部門にまたがってフォローすることも多く、アポ取りから製品紹介や商談など、各プロセスや実施した内容などの情報を共有しやすくなるためです。営業支援ツールではプロセスを詳細に明確化させていきますが、新規顧客の開拓が得意な営業担当者プロセスを共有させれば、これまで開拓が苦手だった人も成果を上げられるようになります。

さらに営業チームだけでなく、製品主管部やエンジニアなど、必要に応じて各部門が一体となって新規顧客へのアプローチが可能となり、全体で顧客を逃がさないようにすることができます。こうした強みから、営業支援ツールによって新規顧客の開拓が進みやすくなるでしょう。

収益アップ

業務効率化によって生産性が向上し、なおかつ新規顧客の開拓が進んでいけば、自ずと企業の収益アップにもつながります。特に営業支援ツールによって営業部の動きが全体的に把握できるようになれば、商談の進捗状況も可視化されて無駄なアプローチを掛けずに済み、一元管理によって売上予測もしやすくなります。

また、業務内容に無駄がなくなっていけば営業担当者も顧客との商談に集中でき、モチベーション向上にもつながります。こういった側面から、営業支援ツールによって企業の収益アップも図りやすくなるでしょう。

営業支援ツールを比較する際に注目すべき機能

営業支援ツールにも様々な種類があり、どのツールを導入すべきかを比較・検討する必要があります。ツールを比較する上で、特に注目すべきポイントがいくつかあるため、詳しく紹介していきます。

商品情報管理

商品情報を管理できる機能があれば、自社の情報をまとめて管理でき、データ収集の際に効率化できます。例えば顧客に商品・サービスを提案する際に、営業担当者が別々のタイミングで説明をしてしまい、それぞれ説明の内容が異なってしまう場合もあるでしょう。しかし、商品情報管理機能が備わった営業支援ツールを導入すれば、同じ情報を共有し顧客側の混乱も防げます。

さらに、あらゆるチャネルに対して連携できるツールであれば、一貫した情報を素早く配信・公開することも可能です。デジタルマーケティングプロモーションに必要なコンテンツなども一元管理したい場合におすすめです。

スケジュール管理

スケジュール管理機能が備わった営業支援ツールの場合、一人ひとりのスケジュールが細かく社内で管理・共有できるようになり、これまで把握しきれなかった動きまで分かるようになります。これまでは一人で行っていた営業活動も、チーム全体で把握できるようになりスケジュール調整も容易です。

さらに、社内だけでなくスマホからも共有できるシステムであれば、外出先からもスケジュールをチェックでき、わざわざ会社へ戻って営業日報を更新する手間も省けます。マネージャー側も営業担当者個人の稼働率を最大限に引き出すための指示が出しやすくなるため、生産性を向上させる上で必要な機能と言えます。

顧客管理

顧客管理機能が備わっている営業支援ツールは、顧客に関するあらゆる記録・情報をまとめて管理でき、さらに全体で共有できるようになります。顧客情報を全体で共有できるようになれば、万が一担当者以外が顧客対応を行わなくてはいけなくなった場合でも、スムーズな対応が可能です。

また、手間が掛かりやすい顧客情報の引き継ぎがしやすくなる点も、顧客管理機能ならではの利点です。引き継ぎに掛かるコストやトラブルが発生するリスクを最小限に抑えるためにも、顧客管理機能が備わっているかどうかチェックしておきましょう。

営業支援ツールを選ぶ時のポイント

営業支援ツールを比較・検討する際に注目しておきたい機能は、あくまでも自社に必要と考えられるものを選ぶことが大切です。機能面以外にも営業支援ツールを選ぶ際に気を付けておきたい2つのポイントがあります。

なぜ導入するのか目的を明確にしておく

営業支援ツールを選ぶ際に、何を目的として導入したいのか明確にしておく必要があります。例えば、「営業活動を効率化させて新規顧客を開拓したい」、「営業管理をシステム化させ、残業時間を少しでも減らしたい」などの明確な目的があると、それに合わせた機能が備わった営業支援ツールを選びやすくなります。

「最近色んな企業で営業支援ツールを取り入れているから」といった理由で導入しても、自社が抱える課題や問題点が把握できていないため、失敗に陥る可能性が非常に高いでしょう。また、営業支援ツールを導入してもしっかりと運用し、成果を出さなければ意味がありません。まずは自社にとっての課題・問題点を把握し、解決するための手段として営業支援ツールを選びましょう。

充実したサポートが備わったツールを選ぶ

営業支援ツールは導入してから定着し、きちんと成果が得られるようになるまである程度の時間が掛かってしまうものです。なるべく導入から定着までのスピードを上げるために、操作しやすい・使いやすいツールを選んだ方が良いでしょう。

また、運用後に戦略が変更されたり、トラブルを回避するために違う戦略を取ったりする場合もあります。このような変更にも柔軟に対応できるよう、運用後もサポートを行ってくれるツールを選んだ方が成果にもつながりやすくなります。ツールを比較・検討する際には、ぜひサポート体制もチェックしてみてください。

まとめ

今回は、営業支援ツールを導入した際に得られるメリットや、比較する際に注目すべき機能、選ぶ時のポイントについて紹介しました。営業支援ツールは従業員だけでなく、企業側にとっても多くのメリットを生み出すもので、自社に必要な機能が備わったツールを選べば、成果にもつながりやすくなります。様々な機能の中から、自社が抱える課題を解消できる営業支援ツールを選びましょう。

特に近年は、デジタルコンテンツやWebサイトを活用した新規顧客開拓も浸透しつつあり、営業活動自体に大きな変化が起きています。こうした新しい営業活動をスムーズかつ効率的に行うためにも、営業支援ツールの活用がおすすめです。クラウドサービスによって外出先からも確認できたり、情報共有が容易になったりもするため、ぜひ自社に合った営業支援ツールを導入しましょう。

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