意外と大変な商品情報の管理

市場に出回る商品を扱っている企業では、少なからず商品情報の管理をしていることでしょう。商品名、型番、原材料、寸法、価格情報、キャッチコピー、商品説明、発売日...などなど、管理する項目は、多いケースだと100を超えることもあります。

本記事では、こういった商品情報を管理することの大変さとその理由、解決策をご紹介します。

商品情報とは？

商品情報とは、スペック情報、仕様書、図面、価格など製品に関連する情報と、キャッチコピー、商品説明、商品画像、イメージ画像、紹介動画、取扱い説明書など販売・マーケティングに必要な情報をさします。

商品情報の管理が大変な理由

複数の部門が関わる

多くのケースでは、商品情報は企業内のひとつの部署では完結しません。

スペック情報、仕様書、図面など商品を作る上で必要な情報は設計部門で管理し、キャッチコピー、商品説明、商品画像など商品を売る上で必要な情報はマーケティング部門といったイメージです。

それぞれの部門で情報が生成され、管理されていくわけです。具体的には、個別にエクセルを用いた管理もあるでしょうし、部門の専用システムで管理されているかもしれません。最終的にはそれらに横串を通して管理する必要がありますが、その際は、他部門で管理されている項目を入手し、自部門で管理している項目とくっつけていたりします。これをそれぞれの部門で実施し、重複して保持しているケースも見受けられます。

様々なデータ形式が混在

先に挙げたようなさまざまな項目は、それぞれデータ形式が異なります。テキスト形式のものもあれば、日付形式のデータ、更には画像ファイル、動画ファイル、CADファイルなどがあります。こうなってくると、エクセルだけで管理することはできません。

理想的な商品情報の管理

では、どのように商品情報が管理されていることが望ましいのか。

それはズバリ「一元管理」です。

「データの一元管理」はさまざまな領域で言われていることですが、商品情報の管理でも重要です。企業全体ではマスターデータ管理（MDM：Master Data Management）などでベースとなる情報は一元管理されているかもしれませんが、モノを売る、知ってもらうための「商品情報」はそれとは別に管理すべきです。そうすることにより、商品情報の反映のタイムラグや漏れをなくすことができます。他部門で管理されている項目について、担当部門に問合せて確認するなどの属人的な作業も不要になります。手間が減り、安全に管理ができるのですから一元管理をしない手はないですね。

このことだけを考えるのであれば、社内共有サーバー上に、商品毎のフォルダを作成して管理するだけでも実現可能かもしれません。しかし、それでは、必要なデータ項目が足りないということを確認したり、データ品質を担保したりすることは相当な手間になります。また複数のファイルに同じデータ項目が設定されているという事態も発生するかもしれません。こういった状況に陥った場合、どれが正しいデータなのかを突き止めるのはなかなか時間のかかるものです。

これらを解決するには、商品情報の管理のために開発されたPIM（Product Information Management）というシステムを導入することが有効です。

PIM導入のメリット

PIMを導入することで、「商品情報の一元管理」以外にも大きなメリットがあります。

まず、Web、ECサイト、カタログなどのメディアとPIMを連携させることで、商品情報の配信が効率化できます。PIMの商品情報を更新するだけで、それぞれのメディア上の情報が自動で更新できるようになります。これを手作業で実施するとなると、Web、ECサイト、カタログなど複数担当部門とのスケジュール調整から始まり、最終的には数週間後に情報が更新されるという事態になりかねません。

また、例えばWebサイトひとつをとってみても、複数ページに渡って掲載されている商品情報のケースだと、更新漏れの恐れもありますが、PIMと連携させておけばその心配もなくなります。

新商品の投入時も同様で、PIMとWebが連携できていれば、PIMに情報を登録したら、そのまますぐにWeb上に新商品の情報が公開できるようになります。

PIMについてのもうちょっと詳しい情報は「PIM（商品情報管理）とは？」でもお話ししていますので、ご興味がありましたら是非お読みください。

まとめ

エクサではいち早くPIMの必要性を感じ、8年前ほどから製造業のお客様を中心にPIM導入を行ってきました。その経験から、どんな企業でもPIMが必要か？というとそうではなく、PIM導入が効果的な企業とはどんな状況にある企業なのか、ということが分かってきました。まずはお客様の状況をヒアリングし、PIMを導入した方が良い条件に当てはまるかなどをアセスしながら、お客様企業に最適な対策をご提案しています。

商品情報の管理を効率的かつ正確に実施したい、市場への商品情報投入をスピーディーに行いたいなど、商品情報にまつわるお悩みがありましたら、是非一度ご相談ください。